Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Kto Płaci (ktoplaci.pl) jest [DO UZUPEŁNIENIA: imię i nazwisko / nazwa działalności (JDG)], adres: [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA: NIP] (dalej „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: rodo@ktoplaci.pl.

• Dane konta: adres e-mail, opcjonalnie imię lub pseudonim i awatar (zdjęcie albo emoji), ustawienia powiadomień. Dobrowolnie możesz też wybrać w ustawieniach, w jakim rodzaju gramatycznym podsumowania od AI mają o Tobie pisać („zapłaciła” czy „zapłacił”). Bez tego wyboru nic się nie dzieje: pozostała część aplikacji pisze w czasie teraźniejszym, który rodzaju nie ma.
• Treści grup: nazwy grup, wydatki (opisy, kwoty, waluty, daty, podziały), spłaty, komentarze, historia zmian. Te dane widzą pozostali członkowie Twoich grup, bo do tego służy aplikacja.
• Dane logowania: przy logowaniu Google otrzymujemy Twój adres e-mail, imię i zdjęcie profilowe z konta Google. Nie widzimy Twojego hasła; nie stosujemy haseł.
• Dane techniczne: logi serwera (adres IP, czas żądania, przeglądarka), identyfikatory sesji, subskrypcje powiadomień push (identyfikator przeglądarki), dane o użyciu funkcji AI (liczba wywołań, koszt).
• Analityka i diagnostyka: zdarzenia użycia (które ekrany i funkcje są używane), anonimowe dla gości, a po zalogowaniu powiązane z identyfikatorem Twojego konta, bez imienia i adresu e-mail; techniczne raporty błędów (co i gdzie się zepsuło); nagrania sesji pokazujące wyłącznie układ ekranu: cały tekst, imiona, kwoty i pola formularzy są zamaskowane, a panelu administracyjnego oraz stron zaproszeń i dołączania do grupy nie nagrywamy wcale.
• Zdjęcia paragonów: jeśli używasz skanowania, przesłane zdjęcie jest przetwarzane w celu odczytania pozycji i kwot.
• Grafika podsumowania AI: na Twoje żądanie tworzymy obrazek podsumowujący wydatki grupy. Do polecenia dla modelu graficznego trafiają dane z grupy (nazwa, okres, nazwy i kwoty wydatków, kategorie). Gotowy obrazek zapisujemy, aby wszyscy członkowie widzieli ten sam, a Ty możesz go udostępnić.

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): konto, grupy, rozliczenia, powiadomienia, obsługa zgłoszeń.
• Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): rachunkowość i podatki, gdy korzystasz z płatnych funkcji.
• Uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo (logi, limity zapytań, blokady nadużyć), statystyki użycia potrzebne do rozwijania aplikacji, dochodzenie roszczeń.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): zapis na listę oczekujących, powiadomienia push (zgodę wyrażasz w przeglądarce i możesz ją cofnąć w każdej chwili).

Korzystamy z zaufanych podmiotów przetwarzających:

• Contabo GmbH (Niemcy): serwer, na którym działa aplikacja, baza danych i pliki wgrane przez użytkowników.
• Resend (USA): wysyłka e-maili transakcyjnych (kody logowania, powiadomienia).
• Google (logowanie Google OAuth).
• OpenRouter (USA) oraz dostawcy modeli AI działający na jego zlecenie, w tym DeepSeek (Chiny; tekst wydatku, podsumowania, odmiana imion), Alibaba Cloud (Chiny; modele Qwen czytające zdjęcia paragonów i potwierdzeń przelewów) oraz Google (modele Gemini; grafika podsumowania): przetwarzanie treści, które świadomie wyślesz do funkcji AI: tekst wydatku, zdjęcie paragonu lub potwierdzenia przelewu, statystyki grupy do podsumowania tekstowego oraz do wygenerowania i weryfikacji grafiki podsumowania. Który model obsługuje którą funkcję, możemy zmieniać bez zmiany tej polityki, ale zawsze w obrębie dostawców wymienionych tutaj. Osobno, bez Twojego udziału, wysyłamy samo imię lub nazwę wpisaną dla osoby w grupie, żeby aplikacja umiała je odmienić przez przypadki („Piotrek oddaje Pawłowi”); wysyłamy wyłącznie ten jeden wyraz, bez jakiegokolwiek powiązania z kontem, grupą czy kwotami. Nie używamy tych danych do trenowania własnych modeli.
• PostHog (Cloud EU, Frankfurt): analityka produktu i nagrania sesji z zamaskowaną treścią. Goście są anonimowi (bez plików cookie); po zalogowaniu zdarzenia wiążemy z identyfikatorem Twojego konta, czyli są pseudonimowe, a nie anonimowe. Nie przekazujemy imienia, adresu e-mail ani adresu IP.
• Sentry (region EU): monitorowanie błędów aplikacji (raporty techniczne bez haseł, plików cookie, tokenów i adresów IP), aby szybciej naprawiać awarie.
• Cloudflare (USA): DNS z DNSSEC oraz proxy i CDN dla ktoplaci.pl. Cały ruch WWW przechodzi przez ich sieć (tam kończy się szyfrowanie połączenia), dzięki czemu działa ochrona przed atakami DDoS, sprawdzanie podejrzanych żądań i cache plików statycznych. Cloudflare przetwarza przy tym adresy IP i dane techniczne żądań. Poczta nie przechodzi przez Cloudflare. W usłudze Cloudflare R2, w jurysdykcji UE, trzymamy też kopie zapasowe bazy danych i przesłanych plików. Szyfrujemy je, zanim opuszczą nasz serwer, więc Cloudflare nie ma dostępu do ich treści.

Część z tych podmiotów działa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA). Przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

Osobno od powyższych działa nasz serwer społeczności na Discordzie (ktoplaci.pl/discord). Prowadzi go Discord Inc. (USA) jako odrębny administrator danych Twojego konta Discord. Dołączenie jest dobrowolne, to, co tam napiszesz, widzą inni członkowie, a konta Discord nie łączymy z kontem w Kto Płaci. Sprawy dotyczące Twoich danych załatwiamy wyłącznie e-mailem, nie na serwerze.

• Dane konta i treści grup: przez czas istnienia konta. Wydatki i spłaty w grupach pozostają widoczne dla pozostałych członków także po odejściu z grupy, bo są częścią wspólnej historii rozliczeń.
• Logi techniczne: do 90 dni.
• Analityka (PostHog): zdarzenia użycia do 12 miesięcy, nagrania sesji do 30 dni.
• Raporty błędów (Sentry): do 30 dni.
• Kopie zapasowe (zaszyfrowane, służą wyłącznie odtworzeniu serwisu po awarii): codzienne do 30 dni, jedna kopia z każdego miesiąca do 12 miesięcy. Dane usuniętego konta znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.
• Dane rozliczeniowe (przy płatnym planie): 5 lat podatkowych.
• Lista oczekujących: do zakończenia naboru na daną funkcję albo do cofnięcia zgody.

Konto usuniesz w ustawieniach konta albo pisząc na rodo@ktoplaci.pl. Gdy usuwasz konto, kasujemy Twoje dane osobowe: imię, adres e-mail, zdjęcie i sposoby logowania. Znika też możliwość zalogowania się na to konto.

To, co zostaje, to wyłącznie wpisy o wspólnych wydatkach i saldach w grupach, w których byłeś lub byłaś. W tych wpisach Twoje imię zastępujemy etykietą „Usunięty użytkownik”. Zostawiamy je, bo dotyczą też innych osób z grupy: jeśli macie nierozliczone saldo, druga strona ma prawo pamiętać, komu i ile jest winna. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes pozostałych członków oraz możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO).

Takie wpisy przechowujemy tylko do upływu przedawnienia roszczeń, zwykle 6 lat liczonych do końca roku kalendarzowego, po czym są trwale kasowane. Zanim usuniesz konto, możesz pobrać kopię swoich danych (grupy, wydatki, salda) w czytelnym pliku, to Twoje prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Napisz na rodo@ktoplaci.pl.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Używamy wyłącznie plików niezbędnych do działania: ciasteczka sesji (utrzymanie zalogowania) oraz pamięci przeglądarki dla ustawień aplikacji (PWA). Analityka (PostHog) działa bez plików cookie, a my nie stosujemy cookies reklamowych, dlatego nie wyświetlamy banera zgód.

Cloudflare, przez którego sieć przechodzi ruch do serwisu, może dodatkowo zapisać własne techniczne pliki cookie, gdy sprawdza, czy żądanie nie pochodzi od bota. Nie służą one reklamie ani profilowaniu.

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), dostęp do bazy danych jest ograniczony, logowanie odbywa się bez haseł (jednorazowe kody i Google), a działania na pieniądzach w grupach zostawiają trwały ślad w historii zmian widocznej dla członków grupy.

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja zawsze znajduje się pod adresem ktoplaci.pl/dokumenty/polityka-prywatnosci.